Uusi hankintaopas turvajärjestelmien tilaajille

24.9.2018

Turvaa oikein -oppaan tarkoituksena on edistää turvallisuusjärjestelmien hankinta-, toimitus- ja ylläpitoprosessien laatua ja tarjota tilaajille selkokieliset ohjeet onnistuneiden hankintaprosessien läpivientiin.

Opas on ladattavissa Turva-alan yrittäjien sivuilta =>

Sähköisiä turvajärjestelmiä asentavia yrityksiä ja laitetoimittajia edustavan Turva-alan yrittäjät ry:n syyskuussa julkaisema Turvaa oikein -opas on laadittu yritysten ja julkishallinnon turvallisuusjärjestelmien suunnittelusta ja hankinnoista vastaaville henkilöille. Opas antaa yleistiedot yritysturvallisuutta palvelevien tilaturvallisuus-, henkilöturvallisuus- ja paloturvallisuusjärjestelmien hankintaprosessin vaiheista sekä hyvistä suunnittelu-, urakointi- ja ylläpitokäytännöistä.

Oppaan kirjoittajiin kuuluneen Stanley Security oy:n tuotantopäällikkö Ari Nuutisen mukaan turvajärjestelmän hankinta kannattaa aloittaa aina miettimällä, mihin tarpeeseen järjestelmää lähdetään hankkimaan.

– Tämän jälkeen asiaa kannattaa peilata tilannetta nykytilanteeseen ja siihen, mitä on jo tehty. Näiden asioiden jälkeen voi alkaa miettimään, minkälaista turvallisuuden tasoa lähdetään hankkimaan ja mitä ratkaisuja tämä vaatii, Nuutinen sanoo.

Tarveselvityksen laadinta aloitetaan yleensä riskianalyysin teolla. Tämän jälkeen laadittavassa hankesuunnitelmassa voidaan kuvata esimerkiksi järjestelmän käyttötarkoitus, toimintojen laajuus, laatuvaatimukset, toimitusajankohta sekä ylläpitoa koskevat tavoitteet. Huolellisesti laadittu hankesuunnitelma mahdollistaa vertailukelpoisten tarjousten saamisen ja helpottaa luonnollisesti myös tarjouskilpailuun osallistuvien toimittajien elämää. Hankesuunnitteluvaiheessa tehdään myös investointia ja järjestelmien ylläpitoa koskevat kustannusarviot.

Kun tekijä on valittu, kuvataan urakkasopimuksen urakkarajaliitteessä yksiselitteisesti, mille osapuolille kunkin toteutettavan osan hankinta- ja työvelvoitteet kuuluvat, ja kenen päävastuulla koko järjestelmän toteutus ja toimivuus on.

Järjestelmän hankinta urakkana tai palveluna

Uudiskohteisiin turvajärjestelmät voidaan hankkia esimerkiksi sähköurakan osana, erillisenä turvaurakkana tai ulkoistettuna palveluna. Jatkuvasti yleistyvä järjestelmien hankinta kuukausimaksullisena palveluna on tilaajalle loppupelissä helppoa, mutta tarjousten sisällön ja hinta-laatusuhteen vertailu edellyttää tilaajalta runsaasti ammattitaitoa.

Palveluiden vertailun helpottamiseksi oppaaseen on laadittu turvallisuusjärjestelmien koko elinkaaren aikainen kustannustaulukko kuvaamaan, mistä osatekijöistä kokonaiskustannukset muodostuvat.

Integroidut järjestelmät yleistyvät

Turvajärjestelmän voi hankkia perinteiseen tapaan erillisinä laitteina, mutta Ari Nuutisen mukaan turvaratkaisut toimitetaan nykyisin pääsääntöisesti yhä pidemmälle integroituina kokonaisratkaisuina.

Esimerkiksi murtoilmaisu- ja kameravalvontajärjestelmien, kulunvalvonta- ja työajanseurantajärjestelmän, paloilmoitinjärjestelmän ja nykyisin usein myös lukitusten integrointi saman käyttöliittymän alle helpottaa huomattavasti kokonaisuuden hallintaa ja seurantaa, mutta edellyttää järjestelmältä vastaavasti 100 % luotettavuutta ja toimintavarmuutta.

– Paikallisia järjestelmiä toimitetaan jatkuvasti vähemmän. Esimerkiksi etävalvontapalvelut voidaan liittää verkon yli mihin tahansa. Tämä helpottaa valtavasti käyttäjien elämää, Nuutinen sanoo.

Turvajärjestelmän integrointi esimerkiksi kiinteistöautomaatiojärjestelmän osaksi vaatii runsaasti ammattitaitoa, sillä kaikki järjestelmät eivät välttämättä ole yhteensopivia keskenään. Mitä monipuolisemmista järjestelmistä on kyse, sitä tärkeämpää esimerkiksi laitteiden yhteiskäyttöä koskevat tarpeet ja vaatimukset on kuvata tarkasti kohdekohtaisissa suunnitelma-, urakkatarjouspyyntö- ja urakkasopimusasiakirjoissa. Mikäli tilaaja on sopimussuhteessa usean osapuolen kanssa, kannattaa sopimuksissa kiinnittää erityistä huomiota myös vastuurajojen tarkkaan määrittelyyn.

Oppaaseen voi viitata tarjouspyynnöissä

Turva-alan yrittäjät ry:n toimitusjohtaja Kimmo Arenius toivoo, että kiinteistöjen turvallisuusjärjestelmien tilaajat alkaisivat viitata turvasuunnittelun ja -urakoinnin tarjouspyynnöissä oppaaseen ja oppaassa esiteltyihin alan hyviin toimintakäytäntöihin.

– Tämä parantaisi koko hankintaprosessin laatua ensimetreiltä lähtien. Opas on laadittu yhdessä alan toimijoiden kanssa palvelemaan tasapuolisesti koko alaa, ja yhtenäisten käytäntöjen lisääminen on kaikkien etu, Arenius sanoo.


Opas Turva-alan yrittäjien sivuilla =>