Taloushallinto-ohjelma ratkaisee liiketoimintaprosessin tehokkuuden

5.6.2009

Pienillä ja keskisuurillakaan yrityksillä ei välttämättä ole resursseja tai osaamista suunnitella tietojärjestelmän hyödyntämistä järkeistämään yrityksen rutiineja ja parantamaan tuottavuutta. Tämä näkyy usein ohjelmiston käyttöasteessa.

Sähköurakoitsijoiden enemmistön liikevaihto on alle miljoona euroa. Suurimmalla osalla on ulkopuolinen tilitoimisto hoitamassa varsinaista kirjanpitoa, vaikka yritykset itse hoitaisivatkin yritysohjelmistollaan laskutuksen, palkat ja ainakin osittain myynti- ja ostoreskontraansa.

Pienten yritysten tarpeet ovat samat kuin suurempien. Pienille toimintojen tulee kuitenkin olla oleellisesti helpompia ja automaattisempia, koska niitä varten ei ole erillistä henkilöstöä. Pienen yrityksen omistajaurakoitsijan osuus talous- ja materiaalihallinnon rutiinien hoitamisesta on usein suuri ja pienimmissä yksi ja sama henkilö tekee kaiken.

Urakointiliikkeen toiminta on hyvin hallinnassa pelkästään perusasioiden hoidolla, kun ohjelmisto lisäksi mahdollistaa esimerkiksi myynnin, ostojen ja palkkojen pohjalta kassavirtaennusteen sekä hoitaa pankkiyhteydet. Ohjelmiston automaatioaste sekä sisäinen integraatio voivat säästää parhaimmillaan jopa 50–75 prosenttia hallintotyöhön käytetystä ajasta.

Tarjouslaskenta on oleellinen osa urakoitsijaohjelmistoa, mutta jopa 80 prosenttia alan tarjouksista hoituu hyvin alan ohjelmistojen perustarjouslaskennalla, kunhan se pystyy joustavasti hyödyntämään tarjolla olevaa pakettirekisteriä. Integraatio suunnitteluohjelmiin ja -symboleihin tuo tietenkin lisäetua massoitukseen, samoin sitä tukevat CAD-sovellukset.


Huomioi ohjelmistoergonomia

Kuva Rodeo.fiOhjelmiston ergonomiaan ja käyttäjäystävällisyyteen kannattaa kiinnittää huomiota. Esimerkiksi selkeät ja eri moduuleissa samanlaisina toistuvat valikot, havainnolliset kuvakkeet ja erilaiset pikavalinnat helpottavat ja nopeuttavat käyttöä ja samalla myös ohjelmiston vaatima koulutustarve pienenee. Sama pätee myös selaimella käytettäviin ohjelmistoihin, jotka asiakas vuokraa enemmän tai vähemmän palveluna.

Ohjelmiston sisäinen integraatio – kerran syötetty tieto on käytettävissä kaikkialla, missä sitä tarvitaan – on oleellinen osa ergonomiaa, mutta virtaviivaisesti ja joustavasti toteutettuna. Koko kirjanpidon kytkeminen esimerkiksi tilaamiseen ja projektivalvontaan näyttää tähän asti usein rakennetun tavalla, josta voi hyötyä vasta suuremman yrityksen hallinto.

Ergonomiaan kuuluu myös, että ohjelmisto käyttää standardikäsitteistöä standardilla tavalla. Esimerkiksi asiakkaalle tärkeimmät ostolaskun viitetiedot ja niiden nimet ovat asiakkaan tilausnumero, asiakkaan työnumero ja asiakkaan viite sekä projektinumero. Asiakkaan viite on tekstitietoa eikä kohdista automaattisesti sähköistä laskua asiakkaan ohjelmistossa kuten esimerkiksi työnumero.

Asiakkaan kannalta voi myös tekijän yksilöinti esim. kustannuspaikkanumerolla olla paikallaan ja yhdelle työlle tai projektille voidaan kohdistaa useampia lähetteitä, työmääräyksiä tai erillisiä nimiä tuntilistoihin. Jos lähete kohdistuu aina työlle tai projektille ja kattaa tarvikkeet sekä työtunnit ja muut kustannukset, mahdollistaa se työmaiden tiedonhallinnan ratkaisevan helpottamisen ja merkittävän työn säästön yrityksessä erityisesti silloin, kun ohjelmisto tukee näiden tietojen syöttämistä ja hallintaa myös mobiilisti.

Perusrutiinit ovat samat isossa ja pienessä yrityksessä. Suuressa yrityksessä IT-kustannusten kasvun tulisi syntyä ensisijaisesti lisäkäyttäjistä ja lisäominaisuuksista, mutta ei perussovellusten kalleudesta eikä ohjelmiston vaatimasta lisäkoulutuksesta.

Tuote- ja hintatietojen hallinta

Ohjelmiston kyky kommunikoida yrityksen liikekumppaneiden kanssa on oleellinen asia. Joustava yhteys omaan nettipankkiin säästää paljon työtä. Sähköurakointiliikkeen ostoriveistä työmaalle tai varastoon/myymälään tulee helposti yli 80 prosenttia alan tukuista.

Urakoitsijan tehokkuudelle on ratkaisevaa ohjelmiston kyky sekä tarkistaa saatavuus, lähettää sähköiset tilaukset suoraan tukuille että vastaanottaa tukkujen laskut sähköisesti siten, että niiden rivitietokin voidaan automaattisesti hyödyntää ohjelmistossa.

Urakointiliikkeen ohjelmisto voi hyvin tuottaa tilitoimistolle sen tarvitsemat raportit sähköisessä muodossa, kunhan vain myynti- ja ostolaskujen ja muiden tositteiden tallennuksesta on sovittu asianmukaisesti. Moni toimittanee jo samat raportit paperilla.

Kasvussa on myös malli, jossa tilitoimisto tai hallinnosta vastaava kumppani voi hyödyntää samaa tietojärjestelmää ja vaihtoehtoisesti urakoitsija vuokraa hallinnosta vastaavan kumppanin ohjelmistokapasiteettia. Tyhmimmillään urakoitsijan laskujen vastaanotto on ohjattu sähköisesti tilitoimistolle, joka säästää rutiineissaan, mutta ei urakoitsija.

Urakoitsijan talous- ja materiaalihallinnon ohjelmistolle ratkaisevaa on tuote- ja hintatietojen joustava ja automaattinen ylläpito sekä hyödyntäminen ostoissa ja myynnissä. Tuote- ja hintatietojen kätevä hallinta yhdistettynä asiakaskohtaiseen hinnoitteluun on edellytys nopealle ja joustavalle myyntilaskutukselle sekä sille, että yrityksen työmaiden hallinta on yksinkertaista ja ajan tasalla. 

Esimerkkinä voi olla tukun sähköisen ostolaskun rivitietojen automaattinen siirtäminen esim. avoimelle työlle tai myyntilaskulle: ohjelmisto huolehtii nettohinnasta ja hinnoittelee rivin asiakaskohtaisella myyntihinnalla. Urakan osalta ostolaskun sähköisten rivitietojen automaattinen siirto työmaan materiaalikustannuksiin mahdollistaa, että urakoitsija näkee yrityksensä kokonaistilanteen jopa saman tien, kunhan myös palkkoihin syötetyt tunnit ja muut työkustannukset ohjautuvat työlle automaattisesti.