Tietosuoja-asetus astuu voimaan 25.5.

4.5.2018

Joko yrityksessänne on tehty riittävät selvitykset rekisterien käsittelystä? Jos ei, niin nyt ovat käsillä viimeiset hetket ryhtyä toimeen. Asetus koskee kaikkia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja.

EU:n tietosuoja-asetuksen myötä yrityksillä on henkilötietojen käsittelyssä aiempaa enemmän vastuuta. Sähkö- ja teleurakoitsijaliitto STUL ry:n järjestöpäällikkö Toivo Lötjösen mukaan ne yritykset ovat harvassa, jos missään, joilla ei ole minkäänlaista rekisteriä asiakkaistaan tai edes työntekijöistään.

Topi. Kuva Mikko Käkelä.

– EU:n tietosuoja-asetus koskee valtavaa määrää henkilötietoja, muun muassa jäsenmaksuihin, palkanmaksuun, AY-maksuihin ja terveyteen liittyviä tietoja sekä lomarekistereitä. Alalla on kymmeniä pätevyyksiä ja kortteja, joista monet ovat määräaikaisia. Niistäkin on oltava rekisterit. Etenkin pääurakoitsijoilla on oltava myös työmailla kulkemiseen liittyviä tietoja, Lötjönen luettelee.

Tietosuoja-asetuksen myötä yritysten on kartoitettava ja dokumentoitava, millaisia henkilötietoja se kerää ja säilyttää, miten niitä säilytetään, ketkä niitä käyttävät, mihin niitä käytetään ja miten ne tuhotaan.

Asiakasrekisterin osalta on tärkeää kirjata esimerkiksi erilaiset henkilötietoryhmät sekä selittää, minkä takia rekisteriä pidetään, keille henkilötietoja voidaan luovuttaa eteenpäin ja mahdollisuuksien mukaan määritellään myös kuinka kauan asiakastietoja säilytetään asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

STUL ry:n lakimies Roger Lehtonen huomauttaa, ettei ole olemassa valmista kaavaa, jonka mukaan jokainen yritys pystyisi tekemään selosteen.

– Muoto ei tässä ole tärkeintä vaan sisältö; se että yritys pystyy osoittamaan, kuinka se käsittelee henkilötietoja Yritykset eivät ole veljeksiä keskenään, joten sellaista lomaketta ei voi laatia, joka sopisi kaikille. Se olisi liian kaavamainen eikä se riittäisi kaikkien tarpeisiin. Siksi jokaisen urakoitsijan on mietittävä itse, kuinka asetuksen vaatimukset täyttyvät omassa yrityksessä. Kaikki asiat eivät myöskään koske jokaista yritystä. Arkaluontoisiksi laskettavien tietojen käsittelyllä on omat säännöksensä, mutta näitä on oletettavasti vain murto-osalla STUL:n jäsenyrityksistä, Lehtonen sanoo.

Lehtonen suosittelee kaikille urakoitsijoille Suomen Yrittäjien julkaiseman Yrittäjän tietosuojaoppaan lukemista. Opas on ladattavissa www.yrittajat.fi-sivuilta.

– Se on riittävän paloiteltu ja pelkistetty, ja siitä saa erinomaisen kokonaiskuvan aiheesta, hän toteaa.

Uusi, STUL:n jäsenille ilmainen verkkokurssi perehdyttää tietosuoja-asetukseen