Rakennusten käyttö- ja huolto-ohjeille on käyttöön vakiintunut nimitys huoltokirja. Huoltokirja tarkoittaa kiinteistönpitoa tukevaa, kiinteistökohtaista asiakirjakokonaisuutta. Se on väline kiinteistön elinkaaren hallintaan.

Käyttö- ja huolto-ohjeen tavoitteena on saavuttaa halutut asumis- ja työskentelyolot, järjestelmien ja laitteiden suunnitellut käyttöiät sekä hyvä energiatehokkuus järkevästi ja taloudellisesti. Se mahdollistaa myöskin laitteistojen ja järjestelmien hoidon ulkoistamisen sekä tarvittavien toimenpiteiden toteutumisen valvonnan.

Huoltokirjaan kootaan kiinteistön hoidon ja kunnossapidon lähtötiedot, tavoitteet, tehtävät ja ohjeet. Huoltokirjan rakennusosien ja laitteiden käyttöikätavoitteista johdetaan niiden kunnossapitojaksot sekä tarkastuksien ohjelmat. Sen osana ovat myöskin kaikki tilojen käyttäjille annettavat ohjeet.

Käyttö- ja huolto-ohje tulee maankäyttö- ja rakennusasetus mukaan laati rakennukselle, jota käytetään pysyvään asumiseen tai työskentelyyn. Suomen rakentamismääräyskokoelman osa A4 Rakennuksen käyttö- ja huolto-ohje antaa tarkempia säännöksiä asiasta. Sen mukaan rakennuksen hoitoa ja huoltoa varten tulee laatia kohdekohtaiset ohjeet, joissa esitetään

• teknisen hoidon ja huollon tehtävät hoito- ja huoltojaksoineen
• teknisen hoidon ja huollon ohjeelliset toiminta- ja tavoitearvot
• lämmön ja sähkön kulutuksen tavoitearvot
• tarkastukset
• ohjeet häiriöiden varalle

Tilan käyttäjää varten ohjeessa esitetään tuotekohtaiset ohjeet ja tarpeelliset tiedot. Tällaisia ovat

• konekortit
• mittaus-, säätö- ja virityspöytäkirjat
• tehokäyrästöt
• kytkentäkaaviot ja varaosaluettelot
• käyttö-, hoito- ja huolto-ohjeet

Asuntokauppalain  mukaan uudessa asunnossa on virhe, jos myyjä ei ole antanut ostajalle tarpeellisia erityistietoja laitteiden käytöstä ja hoidosta.

Maankäyttö- ja rakennusasetuksen rakennuksilta edellyttämä vaatimus käyttö- ja huolto-ohjeesta koskee sellaista uudisrakennusta tai rakennuksen korjaus- ja muutostyötä, jonka rakennusluvan ehdoissa ne on mainittu.

Käytännössä se tarkoittaa sitä, ettei ennen em. asetuksen voimaantuloa 1.1.2000 rakennusluvan saaneilta, käytössä olevilta rakennuksilta edellytetä asetuksen tarkoittamia käyttö- ja huolto-ohjeita.

Huoltokirjassa esitetään mm. seuraavia asioita

• Kiinteistön yleistiedot
• Kiinteistön hoitosuunnitelma
• Hoito- ohjeet
• Kiinteistön kunnossapito-ohjelma
• Energiankulutuksen seuranta
• Vedenkulutuksen seuranta
• Huolto- ja kojekortit
• Paikantamis- ja vaikutusaluepiirustukset
• Poikkeus- ja vikatilanneohjeet
• Tilojen ja laitteiden käyttöohjeet

Huoltokirjan tulee olla rakennuksen vastaanottotarkastuksessa siinä valmiudessa, että sen avulla voidaan aloittaa kiinteistön hoito ja kunnossapito. Takuuaika on huoltokirjan koekäyttöä, jona aikana saattaa ilmetä tarpeita tehdä kiinteistöön teknisiä muutoksia tai korjauksia. Huoltokirja tulee päivittää viimeistään takuutarkastustilaisuuteen mennessä.