» Etusivu » Yhteystiedot » Mediakortit » sopimuslomakkeet » Sähköala-lehti
  Etsi tietoa Sähköala.fi -sivuilta:  
 
     
» Etusivu >
Ammattilaiset >Sähköalan uutisia >Uutisarkisto >2009 >Minkä taloushallintaohjelman valitsisi?
Tulosta sivu
     
   
 


 
     


Minkä taloushallintaohjelman valitsisi?

18.2.2009

Yritykselle parhaiten sopivan taloushallintaohjelman valinta voi olla kuin avioliiton solmiminen: sopivalta tuntuvaan kumppaniin voi joutua sitoutumaan pitkäksi aikaa.

Kilpailu sähköalalle suunnitelluista taloushallinto-ohjelmista ja asiakkaiden sieluista kovenee vuosi vuodelta. Markkinoilta löytyy kymmenkunta alalle suunniteltua ohjelmaa, joissa kaikissa on omat hyvät puolensa, ja kaikilla omat puolestapuhujansa.

Mitä enemmän taloushallinnon toimintoja ohjelmaan liitetään, sitä tarkempana oikean ohjelmiston valinnassa joutuu olemaan. Jos kaikki onnistuu suunnitelmien mukaan, pystytään esimerkiksi yrityksen asiakas- ja tuoterekisterit, reskontra, arvonlisäveron laskenta ja asiakaskohtaiset alennukset yhdistämään laskutuksessa lähes automaattisesti yhteensopivaksi kokonaisuudeksi. 

Sähkö- ja teleurakoitsijaliitto STUL:n tietotekniikkaryhmässä sähköalalle suunniteltujen taloushallintaohjelmien kehitystä on seurattu tarkkaan vuosien ajan, mutta mitään suosituksia eri ohjelmistojen paremmuudesta ei ole annettu. Ryhmän sihteerin, STUL:n talouspäällikkö Martti Ylimaulan mukaan lähes kaikki ohjelmat toimivat suurin piirtein samoilla periaatteilla.

– On vaikeaa sanoa, mitkä ohjelmat ovat hyviä ja mitkä huonoja. Tämä riippuu aina yrityksen koosta ja tarpeista, Ylimaula sanoo.

Laskutuksen hallinta mahdollistaa hyvän perustan liiketoiminnan kehittämiselle, ja yrityksen tapa hoitaa laskutus vaikuttaa suoraan sen menestymis- ja kehittymismahdollisuuksiin. Hyvä tarjouslaskentaohjelma on urakointiliikkeen liiketoiminnan ydin.


Testaa yrityksesi taloushallinnon taso!

Testaa yrityksesi taloushallinnon taso

Sähköinfo Oy ja LVIS-Tietoverkko Oy ovat laatineet Sähköala.fi -sivuille
yleishyödyllisen testin taloushallintaohjelmistojen ja laskutusrutiinien tason arviointiin.


– Kun hankitaan töitä, niin silloin pitää tehdä tarjouksia. Hyvät ohjelmat osaavat muuttaa tarjoukset tilauksiksi, jos tilaus saadaan. On liioiteltua sanoa, että ohjelmat hoitaisivat kaiken, mutta oikealla taloushallintaohjelmalla laskutus saadaan tehokkaaksi, ja ylimääräiset työvaiheet saadaan karsittua pois, Ylimaula sanoo.

Tukkujen sähköiset tilausjärjestelmät ovat kehittyneet viime vuosina huomattavasti, ja lähes kaikki sähköalalle suunnatut tarjouslaskentaohjelmat pystyvät hyödyntämään myös Sähköinfon pakettirekistereitä ja sähkönumeroita. Yhtenä ongelmana on silti edelleen, ettei kaikkia tarvikkeiden myyjiä ole saatu vieläkään yhteen tilaustietokantaan. Jos tilausnumerot ovat tiedossa, on esimerkiksi asiakaskohtaiset alennukset helppo laskea tukkujen tarvikelaskujen päälle.


Visman kolmosesta seiskaan

STUL:n tietotekniikkaryhmä tutustui tammikuun lopulla LSK Electrics Oy:n laajamittaiseen taloushallinto-ohjelmiston päivitysurakkaan. LSK käytti vuosien ajan Visma Softwaren Visio 3 -ohjelmistoa, mutta koska vanhaa ohjelmistoversiota ei enää päivitetä, oli yrityksen pohdittava muita vaihtoehtoja.

Loppupelissä vertailtavana olivat SAP ja Visman uusin päivitysversio L7. Vertailun jälkeen vaakakuppi kallistui entuudestaan tutun ohjelman päivitykseen.

– Tutun ohjelman uuden version omaksuminen on käyttäjillekin helpompaa. Meillä on yli 80 ohjelman käyttäjää, jotka olisi pitänyt kaikki kouluttaa uuden ohjelman käyttöön, LSK:n it-asiantuntija Susanna Haraholma kertoo.

Toinen asia on, että SAP on taloushallinnon yleisohjelma, mutta sähköalalla tärkeiden tarvikerekistereiden yhdistäminen ohjelmaan olisi todennäköisesti vaatinut jonkin alalle suunnitellut ohjelmiston käyttöä SAP:in rinnalla, mikä olisi todennäköisesti ollut omiaan lisäämään käyttäjien hämmennystä. Toisaalta entuudestaan tutun ohjelman uuteen versioon siirtyminenkään ei sujunut niin kivuttomasti kuin moni saattaisi kuvitella.

– Vaikka kynnys oli matala uuden version omaksumiseen, on siinä kuitenkin joitain uudelleen opeteltavia asioita kuten esim. raporttien tulostustapa, Haraholma kertoo.

Vanhasta järjestelmästä uuteen siirretyn datan määrästä kertoo, että kuusi tehokasta työasemaa sai raksuttaa tietokantojen konfigurointia yhtäjaksoisesti puolentoista vuorokauden ajan. LSK:n kaikki toiminnot palkanmaksusta urakkatarjousten lähettämiseen, sähkö- ja automaatiotarvikkeiden myyntiin, teollisuuden huoltotoimintaan sekä kaikki näihin liittyvä materiaalihallinta on keskitetty yhden ohjelman varaan, joten ohjelman toimivuuden voi sanoa olevan elintärkeää yrityksen liiketoiminnalle.

Suhteellisen arvokkaan ohjelman maineessa olevan Visman katsotaan yleisesti sopivan hyvin suuremmille yrityksille, sillä suurempi yhtäaikaisten käyttäjien määrä voi aiheuttaa ongelmia monille pienemmille sovellutuksille. Vastaavasti monet edullisemmat ohjelmat on kehitetty nimenomaan pienten ja keskisuurten yritysten tarpeita silmällä pitäen. Liian raskaan ja moniin eri käyttötarkoituksiin suunnitellun ohjelmiston hankkimisesta ei ole pienemmälle yritykselle välttämättä mitään hyötyä.


Ohjelmissa on mistä valita

Toimintojen automatisointi edellyttää, että kaikki yrityksen liiketoiminnan kannalta olennaiset tiedot löytyvät yhdestä ja samassa ohjelmasta. Eräs alan ohjelmistojen tarjoaja vertasi ohjelman valintaa avioliittoon.

– Oikean ohjelmiston valinta on kuin menisi naimisiin. Kuitenkin sillä poikkeuksella, että tuskat koetaan alussa. Kun arki alkaa sujua, voi firmakin hyvin.

Parhaassa tapauksessa asia on juuri näin, mutta valitettavasti eri ohjelmien käyttäjiltä on saanut kuulla myös epäonnistuneista liitoista. STUL:n tietotekniikkaryhmän puheenjohtajan, Voltmen Oy:n toimitusjohtaja Janne Skogbergin mukaan joillakin ohjelmilla esimerkiksi sähkötukkujen hintamuutosten seuranta ja mahdollisesti tarvittavien lisäominaisuuksien hankinta on saattanut aiheuttaa yllättävän suurta päänvaivaa.

– Monet integroidut ohjelmat ovat keskimääräisen hyviä kaikessa, mutta eivät välttämättä kaikessa, Skogberg sanoo.

Yrityksen tarpeita vastaavan taloushallintaohjelmiston hankkiminen ei ole mitenkään yksinkertainen tehtävä, mutta joihinkin perusasioihin voi yrittää kiinnittää huomiota eri ohjelmia vertaillessa. Sähköalan taloushallinto-ohjelmilta voi vaatia vähintään osto- ja myyntireskontran ja viitelaskutuksen hallintaa sekä materiaalitietojen päivittymistä sähkönumeroiden perusteella. Muita hyödyllisiä ominaisuuksia ovat esimerkiksi asiakasrekisteri, tarjouslaskenta ja varastonvalvonta. Varsinkin suuremmissa yrityksissä järjestelmään yhdistetään yleensä myös työnohjaus ja projektinhallinta, mistä voi olla jopa yllättävän paljon hyötyä myös pienemmille yrityksille.

Valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota ohjelman helppokäyttöisyyteen, käyttöliittymän selkeyteen ja havainnollisuuteen sekä hakutoimintojen helppokäyttöisyyteen ja luotettavuuteen. Mitä yksinkertaisemmalta ohjelman käyttö vaikuttaa tutustumisvaiheessa, sitä helpompi myös haastavampiin ominaisuuksiin on lähteä tutustumaan. Jotta kaikkien ominaisuuksien opettelu olisi ylipäätään mahdollista, tulee ohjelmassa olla selkeät käyttöohjeet ja myös asiakastukea tulee saada tarvittaessa nopeasti ja ymmärrettävästi kohtuulliseen hintaan.

Myös varmuuskopiointimahdollisuuksiin ja tietojen siirtoon mahdollisesti jopa ohjelmasta toiseen kannattaa kiinnittää huomiota. Yksi hyödyllinen ominaisuus voi olla esimerkiksi tietojen siirrettävyys Microsoftin Exceliin tai Open Officen taulukkolaskentaohjelmaan. Kun kaikki tärkeät tiedot on koottuna yhteen pakettiin, on hyvä varmistaa, että paketti myös pysyy tallessa ja kassassa.

Ensimmäinen tehtävä on kuitenkin varmistaa, että yrityksen toimintatavat on hiottu huippuunsa, ja ettei aikaa ja rahaa haaskaudu turhaan ja päällekkäiseen työhön. Taloudellisesti vaikeina aikoina tehokas työskentelytapa voi jopa ratkaista yrityksen menestyksen.


Juttu on tiivistelmä helmikuun Sähkömaailma-lehdessä ilmestyneestä artikkelista.


Sähköalan taloushallinto-ohjelmistoja ja -palveluita tarjoavia yrityksiä:

Admicom
Pajadata
Ecom
LVISNet
Mercus Software
Visma Software  
Teletekno   
Tietosauma